Je voicemail is vaak het eerste wat (potentiële) klanten horen als je niet kunt opnemen. Juist voor startende ondernemers is dat een belangrijk moment. Een duidelijke en professionele boodschap zorgt ervoor dat je geen kansen mist en toch een sterke eerste indruk maakt.
Of je nu werkt met een vast zakelijk nummer, een VoIP-oplossing of je mobiele telefoon gebruikt voor je bedrijf: een goed ingestelde voicemail hoort bij professioneel ondernemerschap. In dit artikel lees je hoe je jouw zakelijke voicemail instelt, waar je op moet letten en vind je een voorbeeldtekst die je direct kunt gebruiken.
Waarom een professionele voicemail belangrijk is
Als startende ondernemer ben jij vaak het gezicht én het aanspreekpunt van je bedrijf. Kun je even niet opnemen? Dan bepaalt je voicemail hoe professioneel je overkomt.
Een goede voicemail:
- straalt betrouwbaarheid uit
- geeft duidelijkheid over bereikbaarheid
- voorkomt dat klanten afhaken
- vergroot de kans dat iemand een bericht achterlaat
Zeker wanneer je net gestart bent, wil je laten zien dat je georganiseerd en bereikbaar bent — ook als je niet direct opneemt.
Hoe stel je je zakelijke voicemail in?
De manier waarop je je voicemail instelt, hangt af van je telefoonprovider of telefoonsysteem. In de meeste gevallen kun je dit regelen via:
- de instellingen van je zakelijke telefoon
- de app van je telecomaanbieder
- het online portaal van je telefonieprovider
- je VoIP- of cloudtelefoniesysteem
Meestal kun je:
- een standaardmelding activeren
- zelf een voicemailbericht inspreken
- een audiobestand uploaden
- of een professionele voice-over laten maken
Controleer altijd of je voicemail actief is bij “geen gehoor” en eventueel ook buiten openingstijden.
5 tips voor een professioneel voicemailbericht
Een goed ingesproken voicemail klinkt rustig, duidelijk en professioneel. Met deze tips maak je een sterke indruk:
1. Spreek rustig en duidelijk
Zorg voor een stille omgeving zonder achtergrondgeluid. Articuleer goed en praat niet te snel.
2. Houd het kort en krachtig
Een voicemail moet informatief zijn, maar niet te lang. De beller wil snel weten waar hij aan toe is.
3. Geef duidelijke instructies
Vertel wat iemand kan doen: een bericht achterlaten, later terugbellen of een e-mail sturen.
4. Noem je naam en bedrijfsnaam
Zo weet de beller zeker dat hij het juiste nummer heeft gebeld.
5. Kies een professionele toon
Vriendelijk en toegankelijk, maar zakelijk. Vermijd grapjes of informele teksten als dat niet bij je doelgroep past.
Wil je extra professioneel overkomen? Dan kun je een voice-over laten inspreken. Dat is vooral interessant als je veel zakelijke klanten bedient of een grotere uitstraling wilt neerzetten.
Voorbeeld van een professioneel voicemailbericht
Hieronder vind je een voorbeeld dat je direct kunt aanpassen aan jouw situatie:
“Hallo, je spreekt met [jouw naam] van [bedrijfsnaam]. Op dit moment kan ik de telefoon niet opnemen. Laat een bericht achter na de piep met je naam en telefoonnummer, dan bel ik je zo snel mogelijk terug. Je kunt ook een e-mail sturen naar [e-mailadres]. Bedankt voor je telefoontje en graag tot snel.”
Je kunt dit uitbreiden met je openingstijden of specifieke instructies, bijvoorbeeld bij spoedgevallen.
Extra tip voor webshops en dienstverleners
Heb je een webshop of werk je veel online? Vermeld dan ook duidelijk hoe klanten contact kunnen opnemen, bijvoorbeeld via e-mail of een contactformulier. Veel klanten willen weten wanneer ze een reactie kunnen verwachten. Transparantie voorkomt frustratie.
Altijd professioneel bereikbaar
Als startende ondernemer kun je niet altijd direct opnemen. Je bent onderweg, in gesprek met een klant of bezig met je administratie. Met een goed ingestelde voicemail zorg je ervoor dat je toch professioneel bereikbaar blijft.
Neem vandaag nog even de tijd om je voicemail te controleren of te verbeteren. Het kost je hooguit tien minuten — en kan je net die ene nieuwe klant opleveren.
Dit artikel wordt je aangeboden namens:
